Algemene deelname voorwaarden (Reglement)

Algemene voorwaarden deelname ScanCoveryTrial

Artikel 1.
Aanmelding voor de ScanCoveryTrial dient te geschieden middels het online inschrijfformulier.

Artikel 2.
Het inschrijfgeld voor 2020 bedraagt € 4.500,– per equipe op basis van een tweepersoonskamer. De toeslag voor een eenpersoonskamer bedraagt € 455,– per persoon. Bij aanmelding dient € 1.500,– van het inschrijfgeld direct te worden voldaan. De organisatie zal daarvoor een nota sturen. Een aanmelding wordt als definitieve inschrijving geactiveerd na ontvangst van de schriftelijke inschrijving, hierop volgt een betalingsverplichting. Het resterende inschrijfgeld dient uiterlijk (na 2e factuur) voor 1 september te zijn betaald.

Artikel 3.
De organisatie heeft het recht een aanmelding, zonder opgaaf van redenen, af te wijzen.

Artikel 4.
Indien een deelnemer de inschrijving wenst te annuleren wordt het betaalde inschrijfgeld (1e factuur) niet terugbetaald! In overleg met de organisatie kan een inschrijving tot 1 september worden overgedragen. Desgewenst zal de organisatie bemiddelen bij het zoeken naar een vervangend team. Bij een eventuele overname worden (afhankelijk van de gedane werkzaamheden) administratiekosten in rekening gebracht. Indien een inschrijving wordt geannuleerd, zijn er annuleringskosten verschuldigd over de 2e facturatie (restant inschrijfgeld). Deze bedragen zijn bij een annulering voor 1 november 30% van het restant inschrijfgeld (2e factuur) en bij annulering vanaf 1 november het volledige inschrijfgeld! Bij een annulering wordt er geen vroegboekkorting in mindering gebracht. LET OP; U kunt zich tegen dit risico verzekeren door eventueel zelf een annuleringsverzekering af te sluiten.

Artikel 5.
Indien een team gedurende het evenement uitvalt of indien de ScanCoveryTrial door onvoorziene omstandigheden moet worden geannuleerd, ingekort of te worden gestaakt, wordt géén inschrijfgeld terugbetaald.

Artikel 6.
Een team bestaat uit twee personen, met een minimale leeftijd van 23 jaar. Een team mag tijdens de auto(toer)tocht niet worden gewijzigd. Beide leden van het team moeten in het bezit zijn van een geldig rijbewijs, verzekeringsbewijs met groene kaart en een geldig paspoort.

Artikel 7.
Teams kunnen onder een gezamenlijke naam inschrijven, maar het rijden in team(wedstrijd)verband is slechts toegestaan met een maximum van 4 equipes.

Artikel 8.
De route leidt voor het grootste deel door Scandinavië. De wijze van navigeren en het wedstrijdreglement worden bekend gemaakt tijdens de jaarlijkse ScanCoveryTrial Experience day. De deelnemers worden zoveel mogelijk geacht aan deze instructiedag deel te nemen.

Artikel 9.
De deelnemers dienen zich gedurende de hele auto(toer)tocht en over het volledige traject strikt te houden aan de verkeersregels! In het bijzonder op de naleving van de toegestane maximum snelheid zal, middels een 24H backoffice, uitgebreid worden toegezien! Niet naleving van verkeersregels kan gehele of gedeeltelijke uitsluiting tot gevolg hebben (zie ook artikel 22)!

Artikel 10.
Voor rekening van de organisatie komen de kosten voor hotelovernachtingen (inclusief ontbijt en diner) evenals de kosten van alle door de organisatie georganiseerde Lapland activiteiten. Voor rekening van de deelnemers zijn alle kosten van persoonlijke aard (consumpties etc.) evenals alle kosten van tolwegen, veerboten inclusief eventuele diners, entreegelden etc. ook indien die door de organisatie zijn/worden voorgeschreven.

Artikel 11.
Voor de gehele tocht mag slechts één en dezelfde auto gebruikt worden. Eventuele reparatie van het voertuig is toegestaan, maar het inzetten van een vervangende auto ten behoeve van de wedstrijd is niet toegestaan. Alle voertuigen moeten standaard productie auto’s zijn en moeten voorkomen op de prijslijst van de fabrikant/importeur. Er mag op straffe van diskwalificatie geen gebruik worden gemaakt van volgauto’s of servicewagens.

Artikel 12.
De deelnemers zijn verplicht om andere deelnemers in nood te helpen. Daarnaast dient men direct het speciale alarmnummer (zie routeboek) van de organisatie te bellen. De organisatie zal zo snel mogelijk de organisatie van noodzakelijke hulpverlening overnemen. De tijd benodigd voor de hulpverlening zal (vanaf de telefonische melding door het team zelf) voor het te hulp geschoten team worden gecompenseerd.

Artikel 13.
Mede vanuit veiligheidsoogpunt worden alle deelnemende auto’s voorzien van een ingebouwd voertuig volgsysteem. Via dit systeem wordt er door de organisatie streng op toegezien dat de maximum snelheid niet wordt overtreden. Snelheidsovertredingen worden beboet met strafpunten en in ernstige gevallen met diskwalificatie (zie ook artikel 22). De voertuig volgsystemen worden op een nog nader overeen te komen tijdstip en locatie ingebouwd. Het voertuig volgsysteem wordt kosteloos beschikbaar (in bruikleen) gesteld door onze track and tracé partner en blijft te allen tijde eigendom van deze rechtspersoon.

De ingeschreven deelnemers zijn verantwoordelijk voor het systeem en voor de terug bezorging hiervan. Niet retour ontvangen systemen worden door belast aan het desbetreffende team. De waarde van het SCANCT track and tracé systeem bedraagt € 750,- per equipe exclusief b.t.w.

Artikel 14.
Communicatie: ieder team heeft verplicht (minimaal) één goed werkende GSM bij zich. Het nummer dient bij inschrijving aan organisatie te zijn mede gedeeld. Zet het apparaat aan, omdat de organisatie daarop belangrijke mededelingen kan doorgeven. In het routeboek staan de telefoonnummers van de organisatie leden, het is verplicht het contactnummer van de organisatie in de telefoon geprogrammeerd te hebben. Het is verboden met derden en andere deelnemers over navigatie en of spelsysteem vragen te communiceren tijdens de toertocht!

Artikel 15.
Deelname aan de ScanCoveryTrial geschiedt geheel op eigen risico. Alle deelnemers dienen voor de start een verklaring te ondertekenen waarin zij de organisatie, sponsoren en alle bijbehorende vrijwilligers, vrijwaren van enige aansprakelijkheid.

Artikel 16.
Elke deelnemer gaat akkoord dat interviews en/of ander beeldmateriaal dat betrekking heeft op de ScanCoveryTrial deelnemers en/of deelnemende teams, door de organisatie gebruikt mag worden voor allerhande mediadoeleinden.

Artikel 17.
Het is zonder toestemming van de organisatie verboden om gebruik te maken van de naam en logo van de ScanCoveryTrial, dit behoudens reclame uitingen op de deelnemende auto’s en kleding van de deelnemers.

Artikel 18.
De deelnemers gaan ermee akkoord dat er verplichte organisatie (sponsor/partners) stickers worden aangebracht op alle deelnemende auto’s. Daarnaast dienen alle door onze sponsoren en/of partners beschikbaar gestelde goederen en of diensten, door of middels alle SCANCT deelnemers gebruikt, gedragen en/of getoond te worden. Concurrerende producten en/of diensten van personen, bedrijven en/of instellingen welke geen directe en/of negatieve verbintenis hebben met de ScanCoveryTrial organisatie, worden niet via de ScanCoveryTrial media mogelijkheden in beeld gebracht. In specifieke gevallen kan de ScanCoveryTrial organisatie een publiceer(gebruik)verbod instellen op een door het deelnemende equipe uit te dragen (team)sponsor(naam) en/of ander daarbij behorend beeldmerk. Indien door een equipe of deelnemer middels ernstig tegenstrijdige reclame uitingen schade wordt toegebracht aan de organisatie kan dat leiden tot uitsluiting van het evenement en het betalen van een schadevergoeding.

Artikel 19.
De organisatie gebruikt de elektronische (e-mail) contactgegevens van deelnemers/sponsoren/partners/crewleden slechts voor het doorzenden van ScanCoveryTrial (SCANCT) gerelateerde informatie middels (al dan niet) acceptatie van dit reglement is het volgens de telecomwet niet noodzakelijk om hiervoor een specifieke opt-in toestemming te vragen. Tijdens het verkrijgen (acceptatie reglement SCT) van deze gegevens is de mogelijkheid tot verzet/weigering geboden – De communicatie die wordt verzonden heeft te allen tijden te maken met (eigen) Dutch Automotive Events activiteiten.

Artikel 20.
Briefing: toespraakje van ca. een half uur door organisatie, waarin nog eens kort de belangrijkste spelregels worden vermeld en waar vooral de do’s en dont’s specifiek voor deze tocht de revue passeren. Denk hierbij aan onvoorziene route(etappe)wijzigingen, uitsluitingen en hints. Het is de laatste mogelijkheid om vragen te stellen. Het is verplichte kost voor alle deelnemers en het meenemen van pen en papier wordt aangeraden.

Artikel 21.
Afval/milieu: belangrijk aspect van de tourtocht is verantwoorde omgang met milieu en natuur. Ons motto is ‘leave no traces’, alle afval moet mee terug. Bejegen flora/fauna met gepast respect. Respecteer afgeschermde gebieden. Betreedt geen terrein achter hek of afbakening of privé terrein in algemeen. Blijf op de wegen, zeker in natuurgebieden. Geconstateerde overtreding van het milieugebod (zoals het bewust achterlaten van afval of betreden (rijden) in verboden gebieden) resulteert in strafpunten of diskwalificatie.

Artikel 22.
Sancties: Diskwalificatie (dis.) is de zwaarste straf. (Competitievervalsing of ontoelaatbaar unfair gedrag). In welke gevallen volgt een onherroepelijke algehele diskwalificatie:

Buitensporige of herhaaldelijke snelheidsovertreding(en).

Het afmelden op een niet door de organisatie afgegeven coördinaat.

Het saboteren van het door de organisatie ingebouwde voertuigvolgsysteem.

Onverantwoorde omgang met milieu en natuur.

Het stelselmatig niet deelnemen aan de verplichte briefing.

Bewuste gebruikmaking van tegenstrijdige (verboden) team reclame uitingen.

Onverantwoord rijgedrag.

Bij een diskwalificatiestatus, wordt uw deelname aan de ScanCoveryTrial per eerst mogelijke gelegenheid beëindigd en bent u dus ook niet meer zichtbaar via ons voertuigvolgsysteem.

Artikel 23.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisatie. Daarnaast is op alles het Nederlandse recht van toepassing met als rechtbanklocatie, de rechtbank van Arnhem (Nederland).